I vantaggi della Gestione Documentale
Uno studio di InfoCamere ha evidenziato i costi, spesso nascosti, della gestione documentale cartacea. Secondo quanto emerso dallo studio, ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, in media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.
La Gestione Documentale consiste in un processo di informatizzazione atto a garantire la trasparenza amministrativa, la dematerializzazione, la centralizzazione e la gestione del patrimonio informativo con il vantaggio del taglio dei costi legati al mantenimento degli archivi storici cartacei, l’introduzione di un sistema di gestione documentale all’interno dell’azienda permette di ottenere notevoli vantaggi economici, organizzativi, gestionali e può essere effettuata in modo del tutto trasparente senza che gli utenti si accorgano di nulla.
Cosa fa?
I principali risultati che si ottengono attraverso l’utilizzo del gestionale sono:
- eliminazione di registri e cataloghi cartacei;
- consultazione online regolamentata e sicura dei documenti;
- miglioramento delle attività di ricerca e reperibilità dei documenti;
- automazione e gestione dei processi;
- classificazione e organizzazioni logiche grazie a metadati, categorie e tag;
- gestione cooperativa dei documenti, con sistema di check-in e check-out degli autori;
- sistema di versioning, per salvare le diverse versioni del documento nel tempo;
- garanzia nel tempo dell’integrità e della provenienza dei documenti.
Quali sono i vantaggi?
- Risparmio tempo;
- Eliminazione dei costi cartacei;
- Praticità.
Offre tutto ciò che gli utenti e le aziende desiderano: la capacità di salvare, creare versioni, condividere, eseguire ricerche nel contenuto e verifiche integrate nel flusso di lavoro, conservare documenti in formati e versioni diverse ed estrarre automaticamente tutti i riferimenti necessari ( chi ha creato il documento, ultime modifiche ecc.. ). I documenti possono inoltre essere taggati, categorizzati, e trasformati automaticamente da e per vari formati (es. da doc a pdf ecc…).
La Gestione Documentale consiste in un processo di informatizzazione atto a garantire la trasparenza amministrativa, la dematerializzazione, la centralizzazione e la gestione del patrimonio informativo con il vantaggio del taglio dei costi legati al mantenimento degli archivi storici cartacei.
Cosa fa?
I principali risultati che si ottengono attraverso l’utilizzo del gestionale sono:
- eliminazione di registri e cataloghi cartacei;
- consultazione online regolamentata e sicura dei documenti;
- miglioramento delle attività di ricerca e reperibilità dei documenti;
- automazione e gestione dei processi;
- classificazione e organizzazioni logiche grazie a metadati, categorie e tag;
- gestione cooperativa dei documenti, con sistema di check-in e check-out degli autori;
- sistema di versioning, per salvare le diverse versioni del documento nel tempo;
- garanzia nel tempo dell’integrità e della provenienza dei documenti.
Quali sono i vantaggi?
- Risparmio tempo;
- Eliminazione dei costi cartacei;
- Praticità.
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