La Gestione Documentale è il sistema grazie al quale è possibile creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato digitale.
Tutte le Pubbliche Amministrazioni utilizzano ormai a pieno regime tutti gli strumenti digitali messi a loro disposizione; l’archiviazione e conservazione sostitutiva, la fatturazione elettronica e la Posta Elettronica Certificata rappresentano ormai forme di utilizzo del documento digitale pienamente regolamentate da un punto di vista normativo ed il cui utilizzo, è riconosciuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
I più efficienti sistemi di Gestione Documentale permettono di gestire tutti i documenti e tutte le informazioni in essi contenute in modo semplice, veloce e preciso. Qualsiasi documento deve essere immediatamente reperibile, e per qualsiasi utilizzo: l’inoltro ad altri uffici interni dell’organizzazione, ai clienti, ai fornitori, allo studio legale; l’estrazione di fascicoli deve essere facile e immediata, e deve consentire alla comunità di utenti di svolgere in modo collaborativo qualunque funzione.
Grazie a questo genere di software, è possibile eliminare tutti gli archivi cartacei, e sostituirli con quelli digitali, in questo modo sia gli Enti Pubblici che le aziende private possono ottimizzare le proprie risorse e ottenere importanti vantaggi in termini di risparmio di tempo, riduzione di costi e recupero di spazio.
GESTIONE DOCUMENTALE SUBITO, SENZA MODIFICARE IL VOSTRO SOFTWARE !!!
In pochi giorni potete mettere in funzione il più efficiente e completo sistema di Gestione Documentale, senza alcuna necessità di modificare il vostro software o il vostro sistema informativo in alcun modo: i sistemi di gestione documentale sono realizzati in modo da integrarsi con i vostri sistemi informatici e con il vostro software di gestione aziendale consentendo di elaborare i documenti prodotti dalle vostre applicazioni in modo completamente automatico.
Gestione documentale a 360°
- Archiviare qualsiasi tipologia di documento presente nelle aziende (carta, spool, desktop, e-mail, pec, fax, etc.).
- Gestire la creazione collaborativa dei documenti.
- Protocollare qualsiasi documento in entrata ed in uscita utilizzando un semplicissimo sistema di etichettatura (cartacea o su file) di codici a barre.
- Digitalizzare, indicizzare e archiviare in modalità automatica, tramite lettura e interpretazione codici a barre o lettura ottica dei caratteri, qualsiasi tipologia di documento precedentemente protocollato (carta e file).
- Collegare al documentale account e-mail o pec.
- Firmare i documenti tramite firma digitale o firma elettronica avanzata.
- Conservare i documenti in modalità digitale a norma di legge (conservazione sostitutiva).
- Condividere tutti i documenti aziendali.
- Fascicolare e gestire le associazioni tra documenti in modalità dinamica (commesse, progetti, pratiche, etc.).
- Organizzare in modalità strutturata tutti i dati archiviati
- Gestire le interazioni con i sistemi informativi.
- Gestire in digitale e i processi aziendali tenendo traccia di tutte le operazioni effettuate (workflow and business process management).
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